Todos los días de nuestra vida se basan en tareas y actividades que debemos cumplir, muchas veces se nos dificulta finalizarlas, puesto que no logramos gestionar nuestro tiempo. Cuando no logras organizar tu rutina diaria, surge la sensación de urgencia, de prisa, de agobio, de no ser suficiente y de estar siempre ocupado.

Planificar nuestros meses, semanas y días, incluyendo actividades de trabajo, familia, salud, estudio, horas de sueño, ocio, traslados y descanso, puede significar un reto sumamente complicado en nuestras vidas. La forma en la que se distribuye el tiempo depende de cada persona, sin embargo, en este informativo podrás conocer algunas técnicas generales que puedes aplicar para organizarte de mejor manera.

Tradicionalmente, se han utilizado herramientas eficaces para organizar nuestro tiempo como: agendas, post-its, libretas de mano y recordatorios de papel. Hoy en día, con el avance de la tecnología, puedes tener acceso herramientas como las siguientes:

  1. Calendarios virtuales: Permite ingresar tareas y actividades importantes en tu computadora o celular, de manera que pueda notificarte cuando el evento se aproxime, vale la pena destacar Google Calendar y los calendarios por defecto de los smartphones.
  2. Remember the Milk: Te permite organizar tus tareas de manera que no las olvides.
  3. Trello: Es una herramienta flexible y con un diseño llamativo que permite organizar tus compromisos de manera sencilla y creativa.

Dentro de las técnicas más eficientes y útiles para optimizar tu tiempo se pueden mencionar:

  • Aparta las distracciones. Aleja todo aquello que no forme parte de tu tarea, esto incluye computadoras, celulares y tablets.
  • Crea una lista de tareas diaria y/o semanal. Lo puedes realizar una noche anterior o al iniciar tu día.
  • Enfócate en una sola tarea a la vez. Si intentar realizar múltiples actividades al mismo tiempo, puede que no termines ninguna e inviertas tu tiempo en vano.
  • Establece un horario y una rutina de trabajo. Organiza tu día de manera que tenga un orden lógico y horarios realistas.
  • Descansa. Toma descansos cada cierto tiempo, esto te permitirá reducir el estrés.
  • Realiza las tareas más complicadas durante las horas en las que seas más productivo. Lo más conveniente es intercalar estas tareas complejas con algunas más cortas y sencillas. Completar tareas genera motivación para continuar.
  • Busca un espacio de trabajo ideal. Debes mantener tu lugar de trabajo ordenado y limpio, retira todo lo que no necesites y que te pueda distraer.
  • No te exijas demasiado. Toma tus pendientes con calma y paciencia; puede que a veces te tardes más del tiempo establecido en terminar una tarea, esto no quiere decir que lo estés haciendo mal, simplemente debemos reconsiderar la carga de trabajo que representa.
  • Aprende a decir ‘’no’’. Debes poner límites y asumir solo las responsabilidades que puedes finalizar.
  • Mindfulness. También conocida como atención plena, es un estado mental continuo en el que somos conscientes del momento presente de manera intencional, sin juzgar la experiencia que estamos atravesando.
  • Cambia los ‘’tengo’’ por los ‘’quiero’’. La forma en la que nos contamos nuestras experiencias a nosotros mismos determina como las afrontamos emocionalmente, no es lo mismo decir ‘’tengo que terminar esto’’ a ‘’quiero terminar mi tarea’’.
  • La técnica de las Piedras y el Frasco. Esta es una analogía que hace alusión a empezar por las ‘’piedras grandes’’ o actividades más demandantes y terminar con las más sencillas. Si no metes las piedras grandes al frasco primero, no podrás meterlas más adelante.
  • La técnica Pomodoro. Se basa en fraccionar tu tiempo en intervalos fijos de la siguiente manera: 25 minutos de actividad y 5 minutos de descanso; dichas pausas aumentan cada cuatro momentos de actividad.
  • Getting Things Done (GTD). Esta técnica se refiere a que las personas necesitan tener su mente libre de las tareas pendientes para enfocarte en la tarea actual. Para ello debes procurar tener claras tus actividades pendientes en un lugar específico de tu memoria, sin necesidad de estarlo recordando constantemente.
  • Divide tus tareas grandes. Tus labores pendientes, que sean extensas o a largo plazo, pueden ser realizadas en pequeños pasos que formen parte de tu agenda diaria.

Al principio, organizar tu tiempo podrá parecer bastante complicado, sin embargo, a medida que seas consistente con estos hábitos, podrás ver los beneficios en tu salud física y mental.

‘’Por cada minuto dedicado a organizar, se gana una hora’’ -Benjamin Franklin

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Fuentes:

Human Level: Técnicas de productividad para organizar mejor tu tiempo

Psicología Estratégica: Cómo organizarme mejor y sentir que aprovecho mi tiempo

UNITEC: ¿Estudias y trabajas? 10 tips para organizar tu tiempo